Upphandla internet till företaget: så skriver ni kravspecifikationen

Den vanligaste orsaken till att en internetupphandling blir dyr är inte att leverantörerna är dyra. Det är att underlaget tillåtit dem att räkna på olika saker. Fyra anbud kommer in, alla ser rimliga ut, och inget av dem går att lägga bredvid de andra utan att någon först ringer runt och frågar vad som faktiskt ingår. Vid det laget är det för sent att ställa kraven — de skulle ha stått i underlaget.

Den här genomgången handlar om dokumentet ni skickar ut, inte om själva bytet. Hur ni beskriver vad som ska anslutas, hur ni formulerar krav som går att verifiera i efterhand, hur ni ber om priset så att det blir jämförbart, vilka avtalsvillkor som avgör kostnaden över tid, och vad som skiljer en upphandling i offentlig verksamhet från en i ett privat bolag.

Bestäm först om ni köper en förbindelse eller en tjänst

Det första valet är också det som påverkar priset mest, och det görs sällan medvetet. En förbindelse är transporten: kapacitet från er adress ut mot internet. En tjänst är transporten plus allt runt omkring — utrustning i lokalen, konfiguration, övervakning, felavhjälpning, byte av trasig hårdvara och en kontaktväg som svarar när något inte fungerar.

Två anbud kan se identiska ut i hastighet och skilja sig helt åt i vad som händer klockan sju på morgonen när ingenting fungerar. Skriv därför ut i underlaget vilken av delarna ni faktiskt vill köpa, och var gränsen går mellan leverantörens ansvar och ert eget. Har ni en egen IT-avdelning eller en IT-partner som äger brandväggen är gränsen en annan än om ni saknar teknisk personal helt. Den gränsdragningen hör hemma i underlaget, inte i ett mejl tre veckor efter avtalsstart.

Underlaget börjar i en adresslista, inte i en hastighet

Ett underlag som inleds med "vi behöver snabbt internet till våra kontor" tvingar varje leverantör att gissa, och gissningarna blir olika. Börja i stället i en tabell med en rad per adress. För varje adress: gatuadress och postort, typ av lokal, ungefärligt antal personer som arbetar där, vad verksamheten på platsen gör, vilken uppkoppling som finns idag och hos vem, samt när det befintliga avtalet för just den adressen löper ut.

Lägg till två kolumner som säger mer än alla andra tillsammans. Den första: hur kritisk adressen är — vad slutar fungera i verksamheten om uppkopplingen ligger nere en halv arbetsdag? Den andra: om adressen behöver en reservväg, och i så fall om den måste vara oberoende av den primära. Ett huvudkontor, en produktionsanläggning och ett litet säljkontor har sällan samma svar, och att behandla dem lika är antingen att betala för mycket på det lilla stället eller för lite på det viktiga.

Den här listan gör dessutom något som inget annat i underlaget gör: den flyttar diskussionen från teknik till verksamhet. En adress där betalflödet i en butik står och faller med uppkopplingen ställer andra krav än ett kontor där ett kort avbrott mest är irriterande. Inom logistik stannar handdatorer, portar och transportadministration samtidigt, och stilleståndet syns direkt i utlastningen.

Beskriv vad som ska fungera, inte vilken teknik ni vill ha

Det är frestande att skriva "fiber till samtliga adresser". Problemet är att vad som går att leverera avgörs av adressen, inte av önskemålet. Ligger fastigheten på ett nät som redan är framdraget är en fiberanslutning ofta enkel. Saknas fiber i huset kan det innebära grävning, tillstånd och medgivande från fastighetsägaren — och då kan radiolänk eller 5G vara ett snabbare sätt att komma igång, ibland permanent, ibland som överbryggning tills fibern är på plats. Två adresser i samma kvarter kan ge helt olika svar.

Formulera därför kravet som en funktion: den här adressen behöver den här kapaciteten, symmetrisk eller inte, med eller utan oberoende reservväg. Be sedan leverantören svara med vilken teknik som föreslås per adress och varför. Då får ni fyra svar på samma fråga i stället för fyra svar på fyra frågor, och ni får dessutom veta vilka adresser som är besvärliga — vilket är information ni behöver oavsett vem som vinner.

Skilj på ska-krav och bör-krav

Dela upp kraven i två listor. Ska-kraven är de som avgör om ett anbud över huvud taget är aktuellt: om leverantören inte uppfyller dem faller anbudet. Bör-kraven är önskemål som ni gärna ser uppfyllda och som får väga in i bedömningen, men som inte diskvalificerar någon.

Den vanligaste miss som görs här är att ska-kraven blir för många. Varje ska-krav ni lägger till minskar antalet leverantörer som kan svara, och några av dem hade kanske haft den bästa lösningen för just era adresser. Ett ska-krav på en specifik teknik på en adress där tekniken är svår att få fram kan i praktiken göra att ni bara får ett enda anbud. Var strikta med vad som verkligen är ett måste — och lika strikta med att de kraven faktiskt ska kontrolleras innan avtal tecknas.

Formulera kraven så att de går att verifiera

Ett krav som inte går att kontrollera är inte ett krav, det är en förhoppning. "Hög tillgänglighet" och "snabb support" betyder ingenting i ett avtal eftersom ingen kan visa att de är uppfyllda eller brutna. Skriv i stället krav som har ett mätbart eller dokumenterbart svar.

Ett fungerande sätt är att formulera varje krav som en fråga leverantören ska besvara i fritext, och sedan bedöma svaren. Är kapaciteten dedikerad eller delad med andra i fastigheten? Är den symmetrisk? Vilket underliggande nät går förbindelsen i, och var lämnar den av mot internet? Hur många fasta publika IP-adresser ingår, och följer de med vid en framtida flytt? Vem äger utrustningen i lokalen, och vad händer om den går sönder? Övervakas förbindelsen aktivt, eller upptäcks avbrott genom att vi ringer in? Hur felanmäler vi, under vilka tider, på vilket språk, och vem svarar — leverantören eller en underleverantör?

Frågan om det underliggande nätet är viktigare än den låter, särskilt om ni ber om redundans. En stor del av marknaden säljer kapacitet i nät som någon annan äger. Två anbud från två bolag kan mycket väl innebära att båda vägarna lämnar er fastighet på samma fiber och passerar samma utrustning längre in. Två fakturor är inte samma sak som två vägar.

Be om priset i en mall som ni själva har gjort

Om varje leverantör får presentera priset på sitt eget sätt kommer ni att jämföra dokumentformat i stället för kostnader. Bifoga en prisbilaga där de fyller i givna fält, och be uttryckligen om att formatet inte ändras.

Bilagan bör separera engångskostnader från löpande kostnader, och redovisa dem per adress. Engångsdelen omfattar etablering, eventuell framdragning, installation på plats och konfiguration. Den löpande delen omfattar månadsavgift per adress, eventuell hyra av utrustning, avgift för reservväg, samt tillval som fasta IP-adresser eller utökad övervakning. Be också om en summering över hela den tänkta avtalstiden — det är där skillnaderna mellan ett lågt månadspris med hög etableringsavgift och tvärtom blir synliga.

Lägg till tre rader som ofta glöms och som senare blir dyra: vad kostar det att lägga till en ny adress under avtalstiden, vad kostar det att flytta en befintlig anslutning till en ny lokal, och vad kostar en uppgradering av kapaciteten på en adress som redan är ansluten. Alla tre kommer att inträffa. Priset för dem är lätt att få innan avtalet är påskrivet och betydligt svårare efteråt.

Bestäm utvärderingsmodellen innan anbuden kommer in

Det här är den punkt där de flesta upphandlingar tappar trovärdighet internt. Om modellen sätts efter att anbuden lästs kommer någon alltid att misstänka att den anpassats till ett önskat resultat, och beslutet blir svårt att försvara i efterhand.

Bestäm därför i förväg vad ni väger in och hur mycket. Ett vanligt upplägg är att vikta pris mot ett antal kvalitetsparametrar: leveranstid per adress, åtagandena som faktiskt står i avtalet, hur felanmälan och eskalering fungerar, hur reservvägen är konstruerad, och hur leverantören svarat på de adresser som är svåra. Skriv ner vikterna, och skriv ner hur varje parameter poängsätts. Ett anbud som är billigast på papperet men lämnar två av era tolv adresser utan fungerande lösning är sällan billigast i verkligheten.

Avtalsvillkoren avgör kostnaden över tid

När teknik och pris är avklarade återstår den del som påverkar kostnaden mest under åren som följer. Gå igenom avtalstidens längd och vad som händer när den löper ut: förlängs avtalet automatiskt, och i så fall med hur lång period? Hur lång är uppsägningstiden och när senast måste uppsägningen vara inne? Företagsavtal omfattas inte av konsumentskyddsreglerna på samma sätt som privatabonnemang, så det är avtalstexten som gäller. Många företagsavtal förlängs med en hel ny period om uppsägning inte kommit in före en viss tidpunkt, och den tidpunkten ligger ofta tidigare än man tror.

Kontrollera också om priset får justeras under avtalstiden och i så fall enligt vilken grund, vad som händer vid ägarbyte eller omstrukturering hos er, vad som gäller om ni behöver säga upp en enskild adress i förtid när en lokal lämnas, och hur en överlämning till en annan leverantör går till när avtalet en gång tar slut. Det sista är värt att skriva in redan från början: ett avtal som är enkelt att lämna är ett avtal som fortsätter vara prisvärt, eftersom båda parter vet det.

Offentlig verksamhet: några ytterligare hänsyn

Upphandlar ni i en kommun, en region eller en statlig myndighet gäller lagen om offentlig upphandling utöver allt ovanstående, och några saker blir viktigare. Kraven i upphandlingsdokumenten måste vara proportionerliga och får inte utformas så att de pekar ut en viss leverantör. Obligatoriska krav måste gå att kontrollera, och de måste kontrolleras — ett ska-krav som ingen följer upp riskerar att göra hela tilldelningen angripbar.

Utvärderingsgrunden ska framgå av dokumenten och får inte ändras under processen. Efter tilldelningsbeslutet följer en period då avtal inte får tecknas, vilket behöver rymmas i tidplanen. Det finns också inköpscentraler med ramavtal inom datakommunikation som många offentliga verksamheter kan avropa från i stället för att genomföra en egen upphandling. Ett avrop går snabbare, men förutsätter att ramavtalet täcker det ni faktiskt behöver — läs villkoren för avropet innan ni bestämmer vägen, särskilt om ni har adresser med krav på oberoende reservvägar.

Två saker är dessutom vanligare i offentlig verksamhet än i privat: att adresserna är många och spridda, och att en del av dem har verksamhet som inte kan stå still. Skolor, vårdmottagningar, omsorgsboenden och tekniska anläggningar har olika krav på samma avtal. Det talar för att dela upp underlaget i kategorier med olika kravnivå snarare än att sätta en enda nivå som antingen blir för dyr för de enkla adresserna eller för tunn för de kritiska.

Räkna tidplanen baklänges

Sätt slutdatumet först: när måste den nya lösningen vara i drift? Räkna sedan bakåt. Sist ligger en överlappande period där gammalt och nytt går parallellt, eftersom leveransdatum flyttas av skäl som varken ni eller leverantören styr över — grävtillstånd, fastighetsägare, materiel. Före det ligger leverans och installation per adress, som skiljer sig kraftigt beroende på om det finns fiber framdragen eller inte. Före det avtalstecknande, utvärdering, anbudstid, och allra först framtagandet av underlaget.

Lägg också in uppsägningen av de befintliga avtalen som en egen punkt med eget datum, kopplad till adresslistan. Det är den punkt som oftast missas, och den enda i hela kedjan som inte går att reparera i efterhand.

Fem sätt att göra anbuden omöjliga att jämföra

Det första: att skicka olika mycket information till olika leverantörer, vilket gör att de räknar på olika förutsättningar. Det andra: att låta varje leverantör lämna pris i sitt eget format. Det tredje: att ange önskad teknik i stället för önskad funktion, vilket stänger ute lösningar som hade fungerat bättre på de svåra adresserna. Det fjärde: att skriva krav som inte går att verifiera, så att alla kan svara ja. Det femte: att jämföra månadsavgiften i stället för den totala kostnaden över avtalstiden inklusive etablering, utrustning och tillval.

Alla fem har samma motmedel: ett underlag som ställer samma fråga till alla, och en prisbilaga som tvingar fram samma svarsform.

Så jobbar vi

Bredband3 äger inget eget nät. Vi är operatörsoberoende, vilket i en upphandling betyder att vi kan utgå från er adresslista och era krav och sedan föreslå den leverantör och teknik som faktiskt kan leverera på varje enskild adress — inte den vi råkar ha i ett eget nät. Det blir särskilt tydligt när ett underlag innehåller adresser av olika slag: en lösning per adress i stället för en teknik för alla. Behöver ni redundans kan primär och sekundär väg sättas ihop från olika håll och med olika teknik, vilket är svårare att åstadkomma hos en leverantör som bara har ett nät att sälja.

Supporten är vår egen och sitter i Sverige, så ni har samma kontaktväg oavsett vilken underliggande operatör som används på respektive adress. Vilka åtaganden om tillgänglighet, åtgärdstid och leverans som gäller för er beror på adress och teknik, och skrivs in i avtalet.

Har ni ett underlag på gång, eller står flera avtal inför automatisk förlängning? Skicka adresslistan så tar vi reda på vad som går att leverera på varje adress och vad som är rimligt att kräva. Begär offert så återkommer vi.

Vill ni gå vidare hittar ni mer om uppkoppling för offentlig verksamhet, företagsbredband i Malmö, företagsbredband i Uppsala och uppkoppling för kontor och co-working.