Vad kostar ett avbrott? Så räknar ni fram er egen siffra

Diskussionen om redundans kör fast på samma ställe varje gång. Någon föreslår en reservväg, någon annan tycker att det låter dyrt, och eftersom ingen vet vad ett avbrott faktiskt kostar blir beslutet en smaksak. Det finns bara ett sätt att ta sig ur det: räkna fram en egen siffra. Inte en branschsiffra hämtad ur en rapport, utan en siffra som bygger på er verksamhet, era funktioner och era arbetstider.

Kalkylen behöver inte vara exakt för att vara användbar. Den ska vara tillräckligt grov för att gå att göra på en eftermiddag och tillräckligt förankrad för att ingen ska kunna avfärda den. När den finns förvandlas frågan "har vi råd med redundans?" till den betydligt enklare frågan "vad får skyddet kosta?".

Börja med att definiera vad ett avbrott är hos er

Innan något går att räkna på måste ni bestämma vad ni räknar. Ett totalt bortfall där ingenting fungerar är det enkla fallet, men det är sällan det vanligaste. Betydligt oftare handlar det om att uppkopplingen finns kvar men inte duger: videomöten hackar, filsynkning ligger efter, kortterminalen tar tio sekunder i stället för en. Verksamheten fortsätter, men långsammare och med irritation som inte syns i någon logg.

Räkna därför på minst två scenarier. Det första är totalt bortfall under arbetstid. Det andra är kraftigt försämrad kapacitet under en längre period. De ger olika svar, och det andra scenariot är ofta det som inträffar flest gånger per år.

Räkna per funktion, inte per företag

Det vanligaste metodfelet är att behandla organisationen som en enda enhet. I praktiken drabbas olika delar av verksamheten olika hårt, och det är i den skillnaden svaret finns.

Gör i stället en lista över de funktioner som är beroende av uppkopplingen: affärssystem, kassa och betalflöden, telefoni, e-post och möten, lagerhantering, tidrapportering, larm och passersystem, fjärråtkomst för tekniker, molnbackup. Ställ för varje funktion en enda fråga: hur länge kan den här vara nere innan det kostar pengar eller förtroende? Svaren brukar skilja sig mer än de inblandade förväntar sig, och de funktioner som tål minst är sällan de som fått mest uppmärksamhet.

Den listan har ett värde utöver kalkylen. Den talar om vad som ska prioriteras på en reservväg med mindre kapacitet, och vad som kan vänta tills den primära vägen är tillbaka.

De fyra posterna i kostnaden

En användbar kalkyl består av fyra delar som räknas var för sig och sedan summeras.

Den första är förlorad arbetstid. Ta antalet personer som faktiskt blir stillastående, multiplicera med er genomsnittliga personalkostnad per timme inklusive sociala avgifter, och multiplicera med avbrottets längd. Det är den post som är enklast att räkna på och som därför brukar dominera diskussionen — men var ärliga med antalet. Alla blir sällan helt sysslolösa.

Den andra är utebliven eller uppskjuten intäkt. Hur mycket omsättning passerar normalt genom de drabbade flödena under motsvarande tid? För en butik eller e-handel är kopplingen direkt. För ett tjänsteföretag är den indirekt men ofta ändå verklig, i form av leveranser som skjuts fram och fakturering som glider.

Den tredje är återställning och merarbete. Övertid för att komma ikapp, manuell inmatning av det som hanterats på papper under avbrottet, extra insatser från IT eller en inhyrd partner, och den tid som går åt till att reda ut vad som faktiskt hann gå igenom och inte.

Den fjärde är följdkostnader. Kunder som inte fick svar, viten eller avdrag i avtal med motparter, uteblivna leveranstider, och förtroendeskador som inte går att sätta ett exakt belopp på men som inte är noll. Sätt en grov uppskattning i stället för att utelämna posten — en tom rad läses som en nolla.

Var ärliga med den förlorade arbetstiden

Den vanligaste invändningen mot den här typen av kalkyler är befogad: alla står inte still bara för att internet är nere. Folk gör annat, tar möten, arbetar i lokala filer. Om ni räknar som om varje anställd är helt oproduktiv från första minuten blir siffran uppblåst, och då tappar hela kalkylen trovärdighet internt.

Gör i stället två justeringar. Räkna bara med dem vars arbete faktiskt stannar, och lägg in en grad av kvarvarande produktivitet för resten. Lägg sedan till uppstartstiden efteråt — de minuter varje person behöver för att komma tillbaka in i arbetet när systemen är igång igen. Den tiden är verklig, den glöms nästan alltid, och den växer med antalet drabbade.

Tidpunkten avgör mer än längden

Ett avbrott på en timme är inte en enhet. En timme på tisdag förmiddag i en produktionsverksamhet är något helt annat än en timme på en lördagskväll i en restaurang, och båda är något annat än en timme på en kontorsavdelning i juli.

Räkna därför på det värsta rimliga scenariot snarare än på ett genomsnitt: den tidpunkt då mest står på spel. Verksamheter med tydliga toppar — månadsskifte, säsong, lunchtid, utlastning på eftermiddagen — bör räkna på toppen. Det är där risken faktiskt ligger, och det är den siffran som ska vägas mot kostnaden för skyddet.

Hämta underlaget från avbrott ni redan haft

Ni behöver inte gissa allt. De flesta verksamheter har haft minst ett avbrott som folk fortfarande minns. Gå igenom det: hur länge var det nere, vilka funktioner föll bort, vad gjorde personalen under tiden, vad behövde göras i efterhand, och märkte kunderna något?

En halvtimmes samtal med dem som var på plats ger nästan alltid bättre indata än en modell byggd på antaganden. Passa samtidigt på att fråga vad som saknades: en rutin, ett telefonnummer, en reservväg för kortbetalningar. De svaren är halva åtgärdslistan.

Gör om siffran till en gräns för vad skyddet får kosta

Nu blir kalkylen användbar. Ta kostnaden per timme för ett avbrott under den värsta rimliga tidpunkten och multiplicera med hur många timmar ni realistiskt kan förvänta er per år, utifrån den historik ni har. Resultatet är en årlig förväntad kostnad — och därmed ett tak för vad det är rimligt att lägga på att minska den.

Jämför sedan taket med vad åtgärderna faktiskt kostar per år: en reservväg via annan teknik, avbrottsfri kraft till nätverksutrustningen, en dubblerad brandvägg, aktiv övervakning. Det brukar bli tydligt ganska snabbt vilka åtgärder som betalar sig och vilka som är överdrivna för just er. Det är också i det läget diskussionen blir konstruktiv, eftersom den handlar om två belopp i stället för två åsikter.

Räkna gärna per adress. En organisation med flera lokaler har nästan aldrig samma svar överallt — huvudkontoret, den lilla filialen och produktionsanläggningen förtjänar olika nivåer, och en enhetlig nivå innebär i praktiken att ni betalar för mycket på ett ställe och för lite på ett annat.

Från kalkyl till åtgärd

När siffran finns faller åtgärderna ut i en ordning. Först det som är billigt och tar bort hela felkategorier: avbrottsfri kraft till router, switch och brandvägg, så att ett strömavbrott i huset inte fäller nätet. Sedan en reservväg som använder en annan accessteknik än den primära — en avgrävd kabel påverkar inte en radiolänk, och ett fel i mobilnätet påverkar inte fibern.

Därefter kommer prioriteringen: bestäm i förväg vilka funktioner som ska få kapaciteten när trafiken går på reservvägen, så att det viktiga fungerar i stället för att allting fungerar dåligt. Med SD-WAN kan trafiken styras om automatiskt och per applikation. Sist, och viktigast: testa omkopplingen på riktigt, utanför kontorstid. En reservväg som aldrig prövats är en hypotes, och fel på den upptäcks annars samtidigt som den behövs.

Komplettera med en reservrutin som inte kräver nät alls — hur tas betalning emot, hur når ni varandra, vem meddelar kunder — och med tydlig information om vem som ringer vem när något inträffar. Den delen kostar ingenting och sparar mest tid av allt.

Så jobbar vi

Bredband3 äger inget eget nät. Vi är operatörsoberoende, vilket betyder att vi utgår från vad som faktiskt går att leverera på er adress och sätter ihop primär och sekundär väg därefter — gärna med olika teknik, så att de inte faller samtidigt. Vad som är möjligt skiljer sig mellan adresser, ibland mellan två fastigheter på samma gata.

Supporten är vår egen och sitter i Sverige. Vilka åtaganden om tillgänglighet och åtgärdstid som gäller för er beror på adress och teknik, och skrivs in i avtalet. Har ni räknat fram er siffra och vill veta vad som går att bygga på era adresser? Skicka adressen så tar vi reda på det. Begär offert så återkommer vi.

Vill ni gå vidare hittar ni mer om nät för hotell och restaurang, företagsbredband i Norrköping, företagsbredband i Linköping och uppkoppling för industri och tillverkning.